プライバシーポリシー

合同会社KOTOSAQ（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するKOTOSAQ（以下「本サービス」といいます。）その他当社の事業における個人情報等の取扱いについて、次のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

なお、本ポリシーで使用する用語の意味は、本サービスの利用規約に準拠するものとします。

【当社の概要】

（名称）合同会社KOTOSAQ
（住所）栃木県宇都宮市二荒町5-7 Futaara BASE
（代表者）山田大輔

【基本方針】

当社は、個人情報、個人データその他の個人に関する情報（以下「個人情報等」といいます。）について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、同法施行令、同法施行規則、個人情報保護委員会が定めるガイドラインその他の関係法令及び規範を遵守し、適正に取り扱います。

また、当社は、個人情報等を適切に管理するために必要な体制を整備するとともに、その取扱状況を適宜見直し、継続的な改善に努めます。

【当社が自ら取得する個人情報】

当社は、本サービスの申込み、利用、管理その他当社の事業に伴い、次に掲げる個人情報を取得する場合があります。

①契約事業者の管理責任者、担当者及び利用者に関する情報
（例）氏名、所属、役職、電子メールアドレス、電話番号その他の連絡先

②登録及びアカウントに関する情報
（例）本サービスの申込み又は利用に際して登録された情報、IDその他のアカウントに関する情報

③契約及び決済に関する情報
（例）契約内容、利用プラン、請求情報、決済情報、支払状況その他利用契約に関する情報

④問い合わせ等に関する情報
（例）当社への問い合わせ、相談、連絡その他当社とのやり取りに含まれる情報

⑤本サービスの利用に伴い取得する情報
（例）IPアドレス、ブラウザ及び端末に関する情報、アクセス日時、ログイン履歴、利用した機能、操作履歴その他本サービスの利用に伴い当社が取得する情報

（※）契約事業者又は利用者が本サービスに入力し、アップロードし、送信し、又は本サービスを通じて収集する入力データについては、後記【契約事業者から処理の委託を受ける入力データ】に従って取り扱います。

【当社が自ら取得する個人情報の利用目的】

当社は、前記【当社が自ら取得する個人情報】に定める個人情報を、次に掲げる目的の達成に必要な範囲で利用します。

本サービスの利用申込みを受け付け、申込内容、本人性、申込権限その他利用契約の締結に必要な事項を確認し、審査するため
利用契約を締結し、本サービスを提供するため
契約事業者、管理責任者及び利用者の登録、本人確認、認証、アカウント管理、利用権限の設定及び変更その他本サービスの利用管理を行うため
本サービスの利用状況を確認し、本サービスの運営、保守、障害対応及びサポートを行うため
本サービスに関する連絡、通知、問い合わせへの回答その他契約事業者又は利用者との連絡を行うため
利用料金の請求、決済、入金確認その他利用料金に関する事務を行うため
不正利用、不正アクセス、情報漏えいその他のセキュリティ上の問題を防止し、調査し、又は対応するため
利用規約その他当社が定める利用条件への違反を調査し、利用停止、契約解除その他必要な措置を講じるため
法令、裁判所、行政機関その他公的機関の命令、要請若しくは指導に対応し、又は当社の権利若しくは正当な利益を保護するため
その他前各号の目的に付随又は関連する業務を行うため

【個人情報の取得方法】

当社は、偽りその他不正の手段によらず、個人情報を適正に取得します。

当社は、個人情報を取得した場合、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、又は公表します。

また、本人から契約書、申込書、Webフォームその他の書面又は電磁的記録により直接個人情報を取得する場合には、法令により認められる場合を除き、あらかじめ利用目的を本人に明示します。

【契約事業者から処理の委託を受ける入力データ】

当社は、本サービスの提供に伴い、契約事業者から、個人データその他の入力データの取扱いの委託を受ける場合があります。

入力データには、ユーザーが本サービスに入力し、アップロードし、送信し、又は本サービスを通じて収集する音声、テキスト、画像、PDF、記録その他のデータが含まれます。

また、有料プランにおける入力データには、実在する利用者、患者、職員、家族その他の者に関する個人情報（健康状態、生活状況、介護状況等に関する情報を含みます。）及び要配慮個人情報（病歴、障害の事実、診療又は調剤に関する情報、健康診断等の結果その他法令上要配慮個人情報に該当する情報を含みます。）が含まれる場合があります。

当社は、契約事業者から処理を委託された入力データについて、契約事業者の利用目的の達成及び本サービスの提供に必要な範囲内で、かつ、利用規約、個別契約及び契約事業者からの適法かつ合理的な指示に従い、次の目的で取り扱います。

本サービスを提供するため
AI、大規模言語モデル、音声認識、画像認識、OCR、翻訳、要約その他本サービスに必要な処理を行うため
本サービスの保守、障害対応及びセキュリティの確保を行うため
利用契約の履行及び法令遵守のために必要な処理を行うため

当社は、契約事業者から処理を委託された入力データを、契約事業者から委託された業務の範囲を超えて、当社独自の目的のために利用しません。

【第三者提供】

当社は、法令により認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。

なお、個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データを委託先に提供する場合その他個人情報保護法上第三者への提供に該当しない場合は、前項の第三者提供に含まれません。

外国にある第三者への個人データの提供については、後記【外部サービスへの委託・再委託及び外国における個人データの取扱い】に従います。

【個人データの取扱いの委託及び再委託】

当社は、本サービスの提供、保守、障害対応、セキュリティの確保、決済その他利用目的の達成に必要な範囲で、個人データ又は入力データの取扱いの全部又は一部を第三者に委託又は再委託する場合があります。

当社は、個人データの取扱いを委託又は再委託する場合、委託先又は再委託先を適切に選定するとともに、契約その他の方法により、委託された業務の範囲を超えて個人データを取り扱わないことその他必要な事項を定め、法令に従い必要かつ適切な監督を行います。

【外部サービスへの委託・再委託及び外国における個人データの取扱い】

当社は、本サービスを提供するため、クラウドサービス、データベース、認証サービス、AIサービス、音声認識サービス、画像認識サービス、翻訳サービスその他の外部サービスを利用し、契約事業者から処理を委託された入力データその他の個人データについて、本サービスの提供に必要な処理の全部又は一部を当該外部サービス事業者に委託又は再委託する場合があります。

当社が現在利用する主な外部サービス及びその利用目的は、次のとおりです。

①OpenAI API
大規模言語モデルを利用した文章生成、要約、質問応答その他のAI処理

②Anthropic Claude API
大規模言語モデルを利用した文章生成、要約、質問応答その他のAI処理

③Google Cloud Vision API
画像認識、OCRその他の画像処理

④Google Cloud Translation API
翻訳処理

⑤AssemblyAI
音声認識、文字起こしその他の音声処理

⑥Vercel
本サービスのアプリケーションの提供、ホスティングその他クラウド基盤に関する処理

⑦Supabase
データベース、認証、データ保存その他本サービスのバックエンド基盤に関する処理

⑧Google Maps PlatformのGeocoding API、Routes API
ルート検索に関する処理

これらの外部サービス事業者又はその再委託先が外国に所在し、又は外国において個人データを取り扱う場合があります。

当社は、外国にある外部サービス事業者への個人データの提供又は再委託について、個人情報保護法その他の適用法令に従い、契約その他の方法による必要な体制の確保、当該体制の継続的な実施状況の確認、当該外国における個人情報の保護に関する制度等の把握その他必要かつ適切な措置を講じます。

当社が、個人情報保護法第28条第1項に定める基準に適合する体制を整備している外国にある第三者に個人データを提供する場合、当社は、当該第三者による同法所定の措置に相当する措置の継続的な実施を確保するため、法令に従い必要な措置を講じます。

この場合において、本人から個人情報保護法第28条第3項に基づく情報提供の求めがあったときは、当社は、法令に従い、当該体制の整備方法、当該第三者が実施する措置の概要、その実施状況の確認方法及び頻度、当該第三者が所在する外国の名称及び制度その他法令上必要な情報を遅滞なく提供します。

また、契約事業者から、入力データに関して適用法令を遵守するために合理的に必要な情報の提供を求められた場合、当社は、法令上、契約上又はセキュリティ上支障のない範囲で、合理的に必要な情報を提供します。

当社は、本サービスにおいてGoogle Maps PlatformのGeocoding API、Routes APIその他の地図・位置情報に関するサービスを利用する場合があります。当社は、これらのサービスに対して、利用者、患者、職員、家族その他の個人を識別することができる情報を送信しません。

当社は、本サービスの機能の追加若しくは変更、品質向上、セキュリティの確保その他合理的な必要に応じて、利用する外部サービスを追加又は変更する場合があります。この場合、当社は、当該外部サービスにおける個人データの取扱いを確認し、適用法令上必要な措置を講じるとともに、必要に応じて本ポリシーを変更します。

【利用状況等の集計情報の作成及び利用】

当社は、契約事業者から委託された業務の範囲内で、本サービスの提供、運用及び契約事業者に対する利用状況の表示等のため、本サービスの利用に伴って生成される情報を用いて、記録作成件数、各機能の利用件数、処理件数その他本サービスの利用状況に関する情報を集計し、利用する場合があります。

（集計情報を作成する具体的な方法）
当社は、前述の集計を行う場合、個人を識別する必要のない集計については、特定の個人を識別することができない形式で集計します。

（集計情報の作成及び利用の範囲）
当社は、契約事業者から処理を委託された入力データ又はこれを基に作成した集計情報を、契約事業者から委託された業務の範囲を超えて、広告若しくはマーケティング、第三者への販売若しくは提供、AIモデルの学習その他当社独自の目的のために利用しません。

【AIモデルの学習等への利用】

当社は、契約事業者から処理を委託された入力データを、当社のAIモデルの学習、再学習、追加学習又は改善のために利用しません。

また、当社は、契約事業者から処理を委託された入力データについて、外部AIサービス事業者によるAIモデルの学習、再学習、追加学習又は改善に利用されない契約条件、設定その他の条件の下で、外部AIサービスを利用します。

当社は、入力データをAIモデルの学習等に利用することについて、外部AIサービス事業者へのオプトインその他これに類する設定を行いません。

【個人データの安全管理措置】

当社は、個人データへの不正アクセス、漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

当社が講じる安全管理措置の概要は、次のとおりです。

(1) 基本方針の策定
当社は、個人データの適正な取扱いを確保するため、関係法令及びガイドライン等の遵守、安全管理措置の実施、個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ及び苦情への対応等について基本方針を定めています。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
当社は、個人データの取得、利用、保存、提供、委託、削除及び廃棄その他の取扱いについて、取扱方法、責任者及び担当者の役割その他必要な事項を定め、適切に運用します。

(3) 組織的安全管理措置
当社は、個人データの取扱いに関する責任者を定め、個人データを取り扱う者及びその取扱範囲を明確にするとともに、法令又は社内規程への違反、漏えい等その他の安全管理上の問題を把握した場合の報告及び対応体制を整備します。また、個人データの取扱状況を適宜確認し、必要に応じて安全管理措置の見直しを行います。

(4) 人的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う役員、従業者その他の関係者に対し、個人情報の適正な取扱い及び安全管理に関する必要な教育及び周知を行うとともに、個人データについて必要な秘密保持義務を課します。

(5) 物理的安全管理措置
当社は、個人データを取り扱う端末、電子媒体その他の機器について、盗難、紛失及び権限を有しない者による閲覧又は利用を防止するため、端末のロックその他必要な措置を講じます。また、個人データを含む電子媒体等を廃棄する場合には、復元が困難となる適切な方法により処理します。

(6) 技術的安全管理措置
当社は、個人データへのアクセスを業務上必要な範囲に限定するため、利用者の認証及びアクセス権限の管理を行うとともに、通信経路の暗号化その他の不正アクセス、漏えい等を防止するために必要な措置を講じます。また、本サービスの提供に利用する外部サービスについて、その安全管理措置等を確認し、必要かつ適切な管理を行います。

(7) 外的環境の把握
当社は、外国において個人データを取り扱う場合、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

(8) 従業者の監督
当社は、個人データを取り扱う従業者その他当社の監督下で個人データを取り扱う者に対し、必要かつ適切な監督を行い、個人データの取扱状況を確認するとともに、必要に応じて教育、指導その他の措置を講じます。

(9) 委託先及び再委託先の監督
当社は、個人データの取扱いを第三者に委託又は再委託する場合、委託先又は再委託先を適切に選定するとともに、契約その他の方法により必要な事項を定め、その取扱状況を確認するなど、必要かつ適切な監督を行います。

安全管理措置の具体的な内容について本人から問い合わせがあった場合、当社は、個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがある事項を除き、法令に従い遅滞なく回答します。

【保有個人データに関する事項】

当社が保有する保有個人データに関し、個人情報保護法その他の関係法令に基づき本人の知り得る状態に置く事項は、次のとおりです。

（個人情報取扱事業者の名称）
合同会社KOTOSAQ

（住所）
栃木県宇都宮市二荒町5-7 Futaara BASE

（代表者）
山田大輔

（保有個人データの利用目的）
本ポリシー【当社が自ら取得する個人情報の利用目的】に記載するとおりです。

（保有個人データの安全管理のために講じた措置）
本ポリシー【個人データの安全管理措置】に記載するとおりです。

（保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先）
本ポリシー【お問い合わせ・苦情申出窓口】に記載するとおりです。

【保有個人データ等の開示・訂正等の手続き】

本人又はその代理人は、個人情報保護法に基づき、当社に対し、本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止又は消去及び第三者への提供の停止を求めることができます。

また、本人又はその代理人は、個人情報保護法に基づき、本人が識別される個人データに係る第三者提供記録の開示を請求することができます。

当社は、これらの求め又は請求（以下「開示等の請求等」といいます。）を受けた場合、本人又は代理人であることを確認した上で、法令に従い対応します。

なお、契約事業者から当社が処理の委託を受けた入力データに含まれる個人データについては、契約事業者が本人に対する開示、訂正、利用停止その他の対応を行う場合があります。この場合、本人は、原則として、当該入力データを当社に提供した契約事業者にお問い合わせください。当社は、契約事業者から適法かつ合理的な指示を受けた場合、技術的に可能かつ合理的な範囲で必要な対応に協力します。

(1) 開示等の請求等の申出先
本ポリシー【お問い合わせ・苦情申出窓口】に記載するとおりです。

(2) 開示等の請求等に際して提出する書類その他の手続
開示等の請求等を希望する場合は、【お問い合わせ・苦情申出窓口】に記載する電子メールアドレス宛てに、以下の事項を記載してお申し出ください。

氏名
連絡先
請求の対象となる情報
請求内容（利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去又は第三者提供の停止等）
その他、当社が本人確認又は対象となる情報の特定のために必要とする事項

当社は、申出を受けた後、必要に応じて当社所定の申請書その他必要な書類の提出をお願いする場合があります。

(3) 本人確認の方法
当社は、開示等の請求等を行う者が本人であることを確認するため、当社サービスに登録された電子メールアドレスその他当社が保有する登録情報による確認を行うほか、必要に応じて、運転免許証、マイナンバーカードの表面その他の本人確認書類の提示又は写しの提出をお願いする場合があります。

本人確認書類に、本籍地、個人番号その他本人確認に必要のない情報が記載されている場合は、当該部分を判読できない状態にした上で提出してください。

本人確認のために取得した情報は、本人確認及び開示等の請求等への対応に必要な範囲でのみ利用し、対応終了後、適切な方法により廃棄又は削除します。

(4) 代理人による開示等の請求等の方法
代理人が開示等の請求等を行う場合は、本人及び代理人の本人確認に必要な書類に加え、代理権を確認できる書類を提出していただきます。

本人から委任を受けた代理人の場合は本人の委任状を、法定代理人の場合は戸籍謄本その他法定代理権を確認できる書類を提出していただきます。

(5) 利用目的の通知又は開示に関する手数料及びその徴収方法
開示等の請求等に係る手数料は、原則として無料とします。

ただし、本人が特別な開示方法を希望し、当該方法による対応に通常を超える費用を要する場合は、法令に従い、実費相当額をご負担いただく場合があります。この場合は、あらかじめ本人に金額及び徴収方法をご案内します。

(6) 保有個人データ又は第三者提供記録の開示方法
当社は、本人が指定した方法により開示することを原則とし、電子メールによるPDFその他の電磁的記録の提供又は書面の交付その他当社が対応可能な方法により開示します。

本人が指定した方法による開示に多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難である場合は、法令に従い、書面の交付その他当社が対応可能な方法により開示します。

【お問い合わせ・苦情申出窓口】

当社における個人情報等の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、個人情報保護法第28条第3項に基づく情報提供の求めその他の申出については、次の窓口までお問い合わせください。

（名称）
合同会社KOTOSAQ

（担当部署・担当者）
サポート：山田大輔

（住所）
栃木県宇都宮市二荒町5-7 Futaara BASE

（電子メールアドレス）
support@kotosaq.com

（電話番号）
080-5740-9353

（受付時間）
9:00~18:00

【Cookie等及び外部送信】

(1) 取得又は外部送信する利用者に関する情報
当社は、本サービスの提供、利用者認証、セキュリティの確保及びサービスの安定的な運営等のため、Cookie、ローカルストレージその他これらに類する技術を利用し、Cookieその他の識別子、IPアドレス、ブラウザ及び端末に関する情報、アクセス日時、閲覧・操作したページその他本サービスの利用に関する情報を取得する場合があります。

また、本サービスにおいて、利用者の端末に保存された情報又は利用者の端末から取得される情報を、タグ、SDKその他のプログラム等を利用して外部事業者に送信する場合があります。

当社が利用者端末から外部事業者への情報送信を行う場合、法令上必要な範囲で、送信される情報の内容、送信先となる事業者、当社における利用目的及び送信先事業者における利用目的を、本ポリシー、本サービス上の表示その他適切な方法により公表又は通知します。

(2) 送信先となる事業者
当社サービスの提供に必要なクラウド基盤、認証基盤その他の外部サービスを提供する事業者

Supabase, Inc.
Vercel Inc.

なお、アクセス解析その他の外部送信を伴うサービスを利用する場合には、実際の利用状況に応じて当該事業者を追加します。

(3) 当社における利用目的

当社サービスの提供及び運営のため
利用者の認証及びログイン状態の維持のため
不正アクセスその他の不正利用の防止及びセキュリティ確保のため
障害の検知、原因調査及びサービスの安定性向上のため
利用状況の把握及びサービス改善のため

(4) 送信先事業者における利用目的
当社から委託を受けたサービスの提供、システムの運用・保守、セキュリティの確保、障害対応その他各事業者が定めるプライバシーポリシー及び契約条件に定める目的のため。

【本ポリシーの変更】

本サービスの内容の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。

本ポリシーを変更する場合、当社は、変更後の本ポリシーを当社のWebサイト又は本サービス上への掲載その他適切な方法により公表します。

当該変更が利用契約の内容の変更を伴う場合には、契約事業者との関係では利用規約第37条の定めを準用します。本ポリシーの変更にあたり、法令上本人の同意を得ることが必要となる場合には、契約事業者は当社所定の方法により本人の同意を取得します。

制定日：2026年9月4日