申し送りの投稿をAIで整理する方法

シフト交代のたびに書く申し送りは、短時間で要点を伝える必要がある一方、書き手によって粒度や書き方がばらつきやすい業務です。本記事では、申し送りの投稿をAIで整理する際の考え方と、運用上の注意点を整理します。

申し送りが読みにくくなる理由

申し送りは、次のような理由で読み手にとって分かりにくくなりがちです。

• 忙しい合間に書くため、文章が箇条書きとメモの中間のような形になる
• 書き手ごとに「何を重要とするか」の基準が異なる
• 同じ利用者について複数人が書いた内容が時系列でバラバラに並ぶ

これらは書き手の能力の問題というより、申し送りという業務の性質上どうしても生じやすいものです。

音声・メモをAIで整理する流れ

現場で気づいたことを音声やメモでそのまま残し、AIがそれを申し送りとして読みやすい形に整理する、という運用を取り入れる事業所があります。書き手は「何が起きたか」を自分の言葉で残すことに集中でき、体裁を整える作業をAIに任せられるのが特徴です。

AIが行うのは、あくまで内容の整理・要約であり、申し送り内容そのものの重要度判断や対応方針の決定を行うものではありません。何を優先して申し送るべきかは、引き続き現場のスタッフが判断する前提で運用してください。

整理のときに注意したいこと

AIによる整理を使う場合でも、次の点には注意が必要です。

AIの出力には誤りや要約時の情報の欠落が含まれる可能性があります。特に体調変化や医療的な指示に関わる内容は、整理後の文章だけで判断せず、元の音声・メモと照らし合わせて確認してください。

• 数値（体温・食事量・服薬時間など）は元情報と整理後の内容を必ず照合する
• 複数の利用者の情報が混在していないか確認する
• 緊急性の高い内容は、整理された文章だけに頼らず口頭でも申し送りを行う

人による最終確認の必要性

AIによる申し送りの整理は、読みやすさを整える手間を減らすことが目的であり、申し送り内容の正確性そのものを保証するものではありません。整理後の内容は必ず担当者が確認し、必要に応じて修正したうえで申し送りとして共有する運用を前提にしてください。

KOTOSAQでできること

KOTOSAQは、音声メモや現場でのやり取りから、申し送り内容の整理を支援します。多言語での表示にも対応しており、スタッフの母語によらず申し送り内容を確認しやすくする選択肢のひとつとしてご検討いただけます。

導入にあたっては、既存の申し送りフローとの相性や、確認体制について事前にご相談いただくことをおすすめします。